§ 1 Postanowienia ogólne

1. Impreza naukowo-kulturalna Moricon 2025, zwana dalej Konwentem, odbywa się w dniach 05.09.2025 (od 13:00 do 22:00), 06.09.2025 (od 08:00 do 22:00) oraz 07.09.2025 (od 08:00 do 14:00) na terenie Wydziału Budownictwa i Nauk o Środowisku Politechniki Białostockiej przy ul. Wiejskiej 45E w Białymstoku, Centrum Nowoczesnego Kształcenia Politechniki Białostockiej przy ul. Zwierzynieckiej 16 w Białymstoku, Wydziału Elektrycznego Politechniki Białostockiej przy ul. Wiejskiej 45D w Białymstoku oraz na przynależnych do Politechniki Białostockiej terenach zielonych.

2. Konwent organizowany jest przez:

   1. Fundację Wielka Żaba z siedzibą w Poznaniu przy ul. Bukowskiej 122B/10, 60-398 Poznań, wpisaną do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001136398,
   2. Politechnikę Białostocką z siedzibą w Białymstoku przy ul. Wiejskiej 45A, 15-351 Białystok,

   zwanymi dalej Organizatorami.

3. Konwent jest imprezą zamkniętą. Udział wziąć mogą osoby mające zgodę Organizatorów na wstęp i przebywanie na terenie Konwentu na ustalonych przez Organizatorów warunkach. Osoby te zwane są dalej Uczestnikami.

4. Na terenie Konwentu przebywać mogą pracownicy, wolontariusze oraz osoby zaproszone przez Organizatorów.

5. Celem Konwentu jest przede wszystkim szerzenie wśród jego uczestników wiedzy z zakresu kultury azjatyckiej i popkultury. Występujące elementy artystyczne, czy też rozrywkowe pełnią wyłącznie rolę pomocniczą wobec wyżej wymienionego celu imprezy. Środki pozyskane z tytułu organizacji Konwentu przekazane zostaną na dalszy rozwój imprezy oraz inne cele statutowe Fundacji Wielka Żaba.

§ 2 Warunki uczestnictwa

1. Poszczególne budynki dostępne będą dla uczestników w następujących godzinach:

   1. Wydział Budownictwa i Nauk o Środowisku Politechniki Białostockiej:

      1. w piątek, 05.09.2025 r. od 13:00 do 22:00;
      2. w sobotę, 06.09.2025 r. od 08:00 do 22:00;
      3. w niedzielę, 07.09.2025 r. od 08:00 do 14:00;

   2. Centrum Nowoczesnego Kształcenia Politechniki Białostockiej:

      1. w piątek, 05.09.2025 r. od 13:00 do 21:30;
      2. w sobotę, 06.09.2025 r. od 08:00 do 21:30;
      3. w niedzielę, 07.09.2025 r. od 08:00 do 14:00;

   3. Wydział Elektryczny Politechniki Białostockiej:

      1. w godzinach trwania programu na terenie Wydziału.
2. Uczestnik chcący wziąć udział w Konwencie zobowiązany jest do uiszczenia opłaty akredytacyjnej o wysokości wskazanej przez Organizatorów, zakładając, że jego udział w Konwencie nie wpłynie na przekroczenie limitów ustanowionych według wytycznych bezpieczeństwa. Zwolnione z opłaty są osoby posiadające ważne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności lub posiadające legitymację osoby niepełnosprawnej, opiekunowie osób niepełnosprawnych oraz dzieci do 6. roku życia.
3. Punkt akredytacyjny dostępny będzie dla uczestników w następujących godzinach:
   1. w piątek, 05.09.2025 r. od 13:00 do 21:30;
   2. w sobotę, 06.09.2025 r. od 08:00 do 21:30;
   3. w niedzielę, 07.09.2025 r. od 08:00 do 13:00;
4. Wszyscy uczestnicy Konwentu zobowiązani są okazać przy wejściu ważny dokument ze zdjęciem poświadczający nazwisko i wiek Uczestnika.
5. Osoby, które nie ukończyły 18. roku życia w dniu rozpoczęcia Konwentu muszą dodatkowo ukazać na wejściu wypełnione oświadczenie opiekuna prawnego o zgodzie na uczestnictwo dziecka w Konwencie.
6. Osoby, które nie ukończyły 12. roku życia w dniu rozpoczęcia Konwentu mogą wziąć udział w Konwencie wyłącznie pod ciągłym nadzorem opiekuna, który ukończył 18. rok życia w dniu rozpoczęcia Konwentu.
7. Dowodem uzyskania zgody na uczestnictwo w Konwencie jest opaska na rękę, którą każdy Uczestnik zobowiązuje się nosić w widocznym miejscu. Organizatorzy oraz osoby przez nich upoważnione mogą zażądać jej okazania przez Uczestnika.
8. W przypadku rażącego naruszenia regulaminu i konieczności wydalenia Uczestnika z Konwentu, Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odebrania opaski, która uprawnia do przebywania na terenie Konwentu. Do momentu zakończenia Konwentu opaska pozostaje własnością Organizatorów.
9. Zabrania się zrywania lub zdejmowania opaski na terenie Konwentu. Osoby bez opaski będą kierowane do punktu akredytacyjnego w celu uzyskania nowej opaski, a w razie odmowy – usunięte z terenu Konwentu.
10. Każda osoba akredytująca się na Konwencie potwierdza znajomość Regulaminu Bezpieczeństwa Moricon 2025. Regulamin dostępny będzie do wglądu w punkcie akredytacyjnym, jak i na stronach Konwentu. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu, niestosowanie się do poleceń Organizatorów oraz osób przez nich upoważnionych lub zachowanie niezgodne z ogólnie przyjętymi normami współżycia społecznego, powodujące zagrożenie dla mienia, życia lub zdrowia własnego lub innych uczestników oraz nieprzestrzeganie prawa skutkować będzie usunięciem z terenu Konwentu w trybie natychmiastowym, bez zwrotu kosztów oraz możliwości powrotu na teren imprezy, jak i pociągnięciem do odpowiedzialności cywilnej.

§ 3 Zasady bezpieczeństwa

1. Na teren Konwentu zabrania się wnoszenia i posiadania przez osoby w niej uczestniczące broni w rozumieniu ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (Dz.U. 2022 poz. 2516 z późn. zm.) lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych. Zabrania się również propagowania materiałów lub symboli nawołujących do nienawiści na tle rasowym, religijnym, dyskryminujących grupy społeczne, o zabarwieniu erotycznym, a także godzących w organy Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Repliki broni wykorzystywane jako rekwizyty mogą zostać wniesione na teren Konwentu tylko za zgodą Organizatorów, po uprzedniej informacji udzielonej przed rozpoczęciem Konwentu. Zabrania się kierowania replik broni w stronę innych osób poza sytuacjami wyraźnej zgody.
3. Uczestnik ma prawo do wsparcia informacyjnego od Organizatorów oraz pomocy medycznej w przypadkach nagłych.
4. Pomoc udzielana przez zespół zabezpieczenia medycznego ma charakter doraźny. Osoba korzystająca z pomocy medycznej ma obowiązek przedstawić informacje odnośnie swojego stanu zdrowia, alergii i przyjmowanych leków. W uzasadnionych przypadkach zespół zabezpieczenia medycznego może przetransportować osobę do właściwego zakładu opieki zdrowotnej.
5. Aparaty, kamery oraz inne urządzenia rejestrujące obraz i dźwięk, za wyjątkiem telefonu komórkowego, mogą zostać wniesione na teren Konwentu tylko za zgodą Organizatorów, po uprzedniej informacji udzielonej przed rozpoczęciem Konwentu.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość wezwania Policji w celu przeszukania bagażu Uczestnika Konwentu, jeśli zachodzi podejrzenie wnoszenia lub posiadania zabronionych przedmiotów.
7. W przypadku podejrzenia Uczestnika o bycie pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, posiadanie zabronionych substancji na terenie Konwentu, zakłócanie porządku publicznego, a także agresywne lub nieobyczajne zachowanie, Organizatorzy mogą wezwać Policję, powiadomić opiekunów prawnych w celu podjęcia kroków wyjaśniających oraz usunąć go bezpowrotnie z terenu Konwentu bez zwrotu kosztów oraz możliwości powrotu na teren imprezy.
8. Od momentu rozpoczęcia Konwentu do momentu jego zakończenia każdy z Uczestników ponosi za swoje postępowanie pełną odpowiedzialność finansową i prawną. Organizatorzy nie odpowiadają za wypadki ani szkody powstałe z przyczyn leżących po stronie któregokolwiek z Uczestników, ani za inne zdarzenia prowadzące lub mogące prowadzić do podobnych skutków.
9. Na terenie Konwentu zabrania się palenia papierosów oraz używania inhalatorów nikotynowych poza miejscem do tego przeznaczonym.
10. Na terenie Konwentu zabrania się prowadzenia agitacji politycznej i religijnej.
11. Na terenie Konwentu zabrania się prowadzenia działalności reklamowej i marketingowej bez zgody Organizatorów.
12. Na teren Konwentu nie wolno wprowadzać zwierząt, z wyjątkiem pełniących funkcję przewodnika osoby niepełnosprawnej.
13. Na terenie Konwentu zabrania się niszczenia jakiegokolwiek mienia. Za spowodowane szkody materialne odpowiada ich sprawca.
14. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania w stosunku do innych uczestników Konwentu, jak i Organizatorów oraz osób przez nich upoważnionych, w tym poszanowania ich przestrzeni osobistej oraz cielesności.
15. Naruszenie plomb zabezpieczających gniazdka elektryczne na terenie Konwentu oraz wchodzenie na strefy oznaczone jako niedostępne dla Uczestnika grozi natychmiastowym usunięciem z terenu Konwentu.
16. Nieprzestrzeganie porządku na terenie Konwentu grozi usunięciem z terenu Konwentu.

§ 4 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Wielka Żaba z siedzibą w Poznaniu przy ul. Bukowskiej 122B/10, 60-398 Poznań, wpisana do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001136398.
2. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu realizacji działań statutowych Stowarzyszenia, organizacji Konwentu “Moricon 2025”, transakcji sprzedaży biletu, rejestracji uczestników, kontaktu z uczestnikami oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji czy dochodzenia roszczeń. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, data urodzenia, numer zamówienia, numer telefonu, adres e-mail, w przypadku podmiotów współpracujących będących osobami fizycznymi również numer PESEL oraz adres korespondencyjny, a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą także dane identyfikacyjne dla celów rozliczenia zawartych zobowiązań i realizacji obowiązków prawnych i podatkowych wynikających z przepisów prawa.
3. Podanie danych jest dobrowolne, odmowa uniemożliwia jednak realizację rejestracji uczestnika, a tym samym obsługę zamówienia.
4. Dane osobowe uczestników mogą być przekazywane partnerom Administratora w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji Konwentu, zgodnym ze standardami bezpieczeństwa. Dane osobowe uczestników mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadających odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. O takich przypadkach Uczestnicy zostaną odpowiednio poinformowani.
5. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Uczestnicy mogą także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. Administrator zapewnia Uczestnikowi prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody. Uczestnikowi przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. Uczestnik ma prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Administrator nie prowadzi działań zautomatyzowanego przetwarzania danych ani profilowania.
9. W sprawach dotyczących danych osobowych Uczestnik ma prawo kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: [email protected].

§ 5 Postanowienia końcowe

1. W przypadku zaistnienia sytuacji stanowiącej zagrożenie zdrowia lub życia uczestników Konwentu, zakłócenia porządku lub złamania niniejszego regulaminu, Uczestnik zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania o zdarzeniu Organizatorów lub osób przez nich upoważnionych.
2. Skargi i wnioski Organizatorzy przyjmują podczas trwania wydarzenia oraz pod adresem [email protected].
3. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, wprowadzenie obostrzeń przeciwepidemicznych, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie imprezy w przewidzianym kształcie, a za które Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności, mają oni prawo do odwołania wydarzenia lub zmiany daty i miejsca jego odbywania się. W takim wypadku Uczestnikowi przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione, uszkodzone, utracone bądź pozostawione bez opieki podczas trwania Konwentu.
5. Organizatorzy Konwentu mają prawo brać udział w atrakcjach.
6. Organizatorzy nie utożsamiają się z poglądami i tezami głoszonymi przez Uczestników wydarzenia.
7. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne uczestników Konwentu.
8. Uczestnik wyraża zgodę na udostępnienie Organizatorom swojego wizerunku do celów informacyjnych i promocyjnych, a także udostępnianie dalej dzieł zawierających wizerunek Uczestnika do podobnych celów swoim partnerom bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
9. Organizatorzy zezwalają podmiotom trzecim zaproszonym na Konwent, w przypadku nawiązania współpracy w celach promocji oraz informacji o Konwencie, na dalsze przetwarzanie wizerunku uczestników.
10. Politechnika Białostocka nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia wynikające z konkursów organizowanych na terenie Konwentu.
11. Nieznajomość treści niniejszego Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.
12. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie regulaminy Politechniki Białostockiej i przepisy Kodeksu Cywilnego.