§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia Konkursu Cosplay, zwanego dalej Konkursem, odbywającego się 31.08.2024 r. w Białymstoku podczas wydarzenia Moricon 2024, zwanego dalej Konwentem.
2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie Żabenka z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0001013635 zwany dalej Współorganizatorem oraz Politechnika Białostocka zwana dalej Politechniką.
3. Konkurs będzie rozstrzygany przez Jury wyznaczone przez Współorganizatora. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenie losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dziennik Ustaw z 2009 r., Nr 201 poz. 1540).
4. Zadaniem uczestników Konkursu jest przygotowanie kostiumu i zaprezentowanie go na scenie w trakcie Konkursu oraz przed jurorami.

§ 2 Warunki uczestnictwa w Konkursie

1. Uczestnikiem Konkursu Cosplay może być każda osoba fizyczna, będąca konsumentem w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu Cywilnego, która najpóźniej w dniu rozpoczęcia Konkursu Cosplay spełnia następujące warunki:
   • zapoznała się z treścią Regulaminu Bezpieczeństwa Moricon 2024 oraz Regulaminu Konkursu Cosplay i zaakceptowała jego postanowienia,
   • jest pełnoletnia lub w razie niepełnoletności posiada pisemną zgodę opiekuna prawnego wg wzoru zamieszczonego na stronach Konwentu,
   • jest pełnoprawnym, akredytowanym uczestnikiem Konwentu (utrata akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Bezpieczeństwa Konwentu skutkuje wyłączeniem z Konkursu),
   • posiada strój postaci z komiksu, filmu, książki, serialu, gry komputerowej, bajki, animacji bądź innych utworów kultury – w szczególnych przypadkach dopuszczonych przez Współorganizatora dozwolona jest kreacja własna utrzymana w odpowiedniej stylistyce gatunku,
   • elementy stroju nie są przedmiotem niebezpiecznym w rozumieniu § 3 pkt 1 Regulaminu Bezpieczeństwa Konwentu, chyba że są odpowiednio zabezpieczoną i oznakowaną repliką wniesioną na teren wydarzenia tylko za wcześniejszym zgłoszeniem i zgodą Współorganizatora w celach niniejszego Konkursu,
   • zgłaszany strój nie zdobył głównej nagrody w żadnym konkursie cosplay na terenie Polski w bieżącym roku oraz ubiegłych 5 latach, nie jest efektem modyfikacji stroju, który zdobył główną nagrodę w jakimkolwiek konkursie cosplay na terenie Polski, a także nie został stworzony w celach komercyjnych w wyniku prowadzonej przez Uczestnika działalności gospodarczej.
2. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne. Uczestnik, przystępując do Konkursu Cosplay, akceptuje tym samym wszystkie zawarte w niniejszym Regulaminie postanowienia.
3. Wskazane jest, by Uczestnik wykonał swój strój samodzielnie, jednak nie jest to warunek konieczny. W przypadku niesamodzielnego wykonania stroju Uczestnik bierze udział tylko w ocenie prezentacji na scenie oraz reakcji publiczności. Aby strój został uznany za wykonany samodzielnie, musi spełniać następujące kryteria:
   • musi być wykonany własnoręcznie w minimum 60% - należy podać w formularzu wszystkie elementy zakupione bądź wykonane niesamodzielnie,
   • może mieć elementy wykonane technikami maszynowymi (przykładowo: druk na tkaninie, druk 3D) - należy podać w formularzu informację, czy dany wykrój lub model jest wykonany samodzielnie przez Uczestnika.
4. Zgłoszenie internetowe na Konkurs należy wysłać w terminie do 24.08.2024 r. przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronach Konwentu.
5. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie elementy wymagane w formularzu zgłoszeniowym.
6. Przesłanie zgłoszenia jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu przez Współorganizatora.
7. Po uzupełnieniu formularza, najpóźniej w terminie do 27.08.2024 r. Współorganizator przekaże informację o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia i wymaganych poprawkach w zgłoszeniu.
8. Istnieje możliwość zgłoszenia grupowego, w takim wypadku zgłoszenie zostaje złożone przez wybranego przez grupę członka i to z nim kontaktuje się Współorganizator.
9. Scenariusz występu solowego powinien zakładać długość trwania występu od minimalnie jednej minuty do maksymalnie dwóch minut. Dla prezentacji grupowych czas trwania występu wynosi minimalnie jedną minutę, a maksymalnie cztery minuty. Na prośbę Uczestnika, w specjalnych, uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość rozszerzenia przez Współorganizatora czasu trwania występu.
10. Współorganizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania, po uprzednim poinformowaniu uczestnika, poprawek do scenariusza występu. W szczególności dotyczy to czasu trwania występu lub używanych w nim rekwizytów.
11. Współorganizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnego zgłoszenia, a w szczególności zgłoszenia: niekompletnego; nieodpowiedniego dla osób nieletnich, o treści nakłaniającej do popełnienia przestępstwa i/lub zawierającej wszelkie działania przestępcze.
12. Zmiany w informacjach zawartych w przesłanym przez Uczestnika zgłoszeniu można dokonywać najpóźniej do 27.08.2024 r. do końca dnia poprzez kontakt na adres e-mail podany na stronach Konwentu.
13. W przypadku nieobecności podczas próby generalnej Konkursu prezentacja stroju nie zostanie dopuszczona do udziału w Konkursie.
14. Najpóźniej do 29.08.2024 r. wszyscy uczestnicy zostaną poinformowani o godzinie i miejscu rozpoczęcia Konkursu wraz z Próbą i Rundą Jury.

§ 3 Przebieg Konkursu

1. Konkurs składa się z:
   • Rundy Jury
   • Próby Cosplay
   • Gali Cosplay
2. Runda Jury i Próba przed Galą są obowiązkowe dla każdego Uczestnika. Nieobecność jest uznawana za rezygnację z uczestnictwa. W przypadku kiedy Uczestnik jest prelegentem bądź innym twórcą atrakcji, ma obowiązek zgłosić ten fakt Organizatorowi. Istnieje wtedy możliwość zorganizowania dodatkowych czynności zaradczych, aby nie nastąpiła dyskwalifikacja Uczestnika, poprzez nieobecność.
3. Podczas Rundy Jury strój każdego Uczestnika zostanie oceniony przez Jury na podstawie wywiadu i oględzin.
4. Podczas Gali, przy obecności publiczności:
   • Prowadzący przedstawi Uczestnika;
   • Uczestnik zaprezentuje strój w zaplanowanej przez siebie scence wg zgłoszenia;
   • Uczestnik ma obowiązek zastosować się do scenariusza przedstawionego Współorganizatorowi przed Galą.
5. Umieszczenie w występie niezatwierdzonych wcześniej przez Współorganizatora elementów mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub dobrych obyczajów pozostałych osób może stanowić podstawę do dyskwalifikacji z Konkursu.
6. Zabrania się również wykorzystywania w występie elementów sypkich, cieczy oraz innych, których użycie może wiązać się z koniecznością późniejszego doprowadzania sceny do stanu sprzed występu, aby uniknąć ewentualnych opóźnień w dalszej części Konkursu.

§ 4 Nagrody

1. Przy ocenie przez Jury będą brane pod uwagę następujące elementy:
   • zgodność stroju z materiałem źródłowym,
   • wykonanie techniczne stroju,
   • prezentacja na scenie,
   • reakcja publiczności.
2. W Konkursie Cosplay przyznane zostaną następujące nagrody:
   • Grand Prix - nagroda główna będąca sumą wszystkich punktów oceny,
   • wykonanie techniczne stroju,
   • prezentacja na scenie,
   • nagroda publiczności.
3. Nagroda publiczności jest rozstrzygana za pomocą formularza, który wypełniają widzowie. W przypadku gdy zwycięzca innej nagrody zostanie wyróżniony również przez publiczność, nagroda zostanie przyznana kolejnemu zaraz po nim najwyższemu wynikowi w głosowaniu publiczności.
4. Decyzja Jury jest nieodwołalna i nie podlega zaskarżeniu.
5. W przypadku zdobycia nagrody przez grupę zostaje ona oddana do dyspozycji osoby wysyłającej zgłoszenie. Podział nagrody jest niezależny od Współorganizatora.
6. Nagrody rzeczowe zapewnione przez sponsora zostaną opublikowane przez Współorganizatora na stronach Konwentu.
7. Współorganizator jest odpowiedzialny za ufundowanie oraz wręczenie nagród opisanych w § 4 pkt 3. oraz i innych upominków.
8. Politechnika nie jest odpowiedzialna za ufundowanie nagród i upominków.
9. Współorganizator jest zobowiązany do realizacji zobowiązań podatkowych związanych z przyznawaniem nagród.

§ 5 Upomnienia i dyskwalifikacje

1. W zależności od rangi przewinienia, Współorganizator może wystosować upomnienie lub dokonać dyskwalifikacji Uczestnika (odmówić mu dalszego udziału w bieżącej edycji konkursu, nie uwzględnić w punktacji końcowej, zażądać natychmiastowego opuszczenia zaplecza scenicznego) i/lub odmówić udziału w kolejnych edycjach Konkursu i/lub odebrać przyznaną nagrodę wraz z tytułem.
2. Upomnienia oraz dyskwalifikacja rozpatrywane są przez Współorganizatora Konkursu w następujących przypadkach:
   • Uczestnik w sposób celowy zniszczył lub uszkodził kostium, rekwizyty lub scenografię należące do innej osoby biorącej udział w Konkursie;
   • Uczestnik wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników Konkursu lub obsługi Konwentu;
   • Wystąpiła przemoc werbalna lub fizyczna ze strony Uczestnika w stronę innego Uczestnika Konwentu, gościa lub obsługi;
   • Uczestnik nie stawił się na Rundzie Jury, Próbie lub swoim występie scenicznym bez podania powodu lub za powód podając własne zaniedbanie (np. nieukończenie kostiumu na czas, zmianę zdania, wycofanie się części grupy, nieprzygotowanie do występu scenicznego). Podpunkt ten nie dotyczy osób, u których wystąpiły poważne problemy zdrowotne lub względy losowe, uniemożliwiające kontynuowanie uczestnictwa;
   • Uczestnik zataił istotne informacje na temat ocenianego kostiumu.
3. Każdy przypadek upomnienia lub dyskwalifikacji rozpatrywany jest indywidualnie przez Współorganizatora Konkursu.

§ 6 Dane osobowe uczestników

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach organizacji Konkursu jest Stowarzyszenie Żabenka (NIP: 7792549649, KRS: 0001013635). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt podany na stronach Konkursu.
2. Przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zadań wynikających z Regulaminu, odbywać się będzie zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2018 r. poz. 1000).
3. Dane osobowe przetwarzane przez Współorganizatora to:
   • imię i nazwisko,
   • adres mailowy,
   • numer telefonu,
   • adres do korespondencji,
   • zdjęcia z prac nad strojem,
   • zdjęcia i nazwa konta Instagram (jeśli dotyczy).
4. Uczestnicy poprzez przystąpienie do Konkursu wyrażają zgodę na nieodpłatną prezentację, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny, wykonanych podczas Konkursu Cosplay na Konwencie Moricon 2024 w Białymstoku, w celach związanych z archiwizowaniem materiałów i promocją festiwalu oraz Współorganizatora.
5. Dane osobowe Uczestników, wymienione w punkcie III, będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody- artykuł 6 ust. 1 lit. a RODO, w celach:
   • organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu;
   • wyłaniania zwycięzców i przyznawania, wydawania, odbioru i rozliczania nagród;
   • kontaktu z Uczestnikami przez maila;
   • adres do korespondencji,
   • sporządzenia statystyk dotyczących konkursu oraz dla celów księgowych.
6. Każdy Uczestnik dokonując zgłoszenia do Konkursu oświadcza, że został poinformowany o prawie:
   • wglądu do podanych niniejszym danych osobowych i uzyskania ich kopii;
   • prawie do ich modyfikacji;
   • prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie podanych danych osobowych, a także o tym, że podane dane osobowe będą przetwarzane przez okres potrzebny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone;
   • prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku uznania, ze przetwarzania danych osobowych narusza powszechni obowiązujące przepisy prawa w tym zakresie.
7. Powyższe prawo może być realizowane poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: [email protected].
8. Dane osobowe Uczestników Konkursu są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Konkursu oraz zakończenia wysyłki nagród, w zakresie udokumentowania rozliczenia Konkursu – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym przyznano nagrody.
9. Dane osobowe Uczestników Konkursu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia zwycięzcy nagrody będą przetwarzane przez podmioty prawnie upoważnione przez Współorganizatora.
10. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wzięcia udziału w Konkursie.
11. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

§ 7 Postanowienia końcowe

1. Współorganizator zastrzega sobie prawo do:
   • zmiany terminów zgłoszeń, po wcześniejszym opublikowaniu tej informacji na stronach Konwentu;
   • wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, pod warunkiem poinformowania Uczestników ww. metodami i drogą mailową;
   • selekcji zgłoszeń wg kryteriów jakościowych, kompletności oraz poprawności złożonego zgłoszenia, szczególnie w wypadku nadmiernej ich ilości;
   • zmiany niniejszego regulaminu, jeśli zmiana Regulaminu jest konieczna ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa, uznanie postanowienia Regulaminu za niedozwolone (odpowiednio w tym zakresie) lub realizację obowiązku wynikającego z prawomocnego orzeczenia sądu lub decyzji organów administracji.
2. Przystępując do udziału w Konkursie i podczas wysyłki formularza zgłoszeniowego, Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z zasadami zawartymi w niniejszym Regulaminie i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
3. Decyzje Współorganizatora po rozstrzygnięciu reklamacji są ostateczne i nie podlegają zaskarżeniu.
4. W zastosowaniu pozostają przepisy Regulaminu Bezpieczeństwa Moricon 2024 wydarzenia, a w szczególności przepisy o wykorzystaniu wizerunku Uczestnika do celów promocyjnych przez Współorganizatora.
5. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
6. Pytania bądź uwagi należy wysyłać na adres e-mail: [email protected].